Che ci piaccia o no, la presentazione aziendale gioca un ruolo importante nelle aziende di oggi. L’abbiamo scoperto in particolare in questo momento di pandemia globale, quando tutti costretti a casa, abbiamo scoperto lo smart-working e quindi call su Zoom, Microsoft Teams e altro ancora. Comunicare le proprie idee chiaramente è sempre stato importante, non fraintendermi. potresti dover presentare un nuovo progetto o dei dati ai tuoi superiori, voler proporti come nuovo fornitore o fare uno speech ad una convention, non importa, sapere come comportarti e fare i giusti passi può distinguere un successo da un fallimento. Le presentazioni, infatti, possono essere un vero elemento di differenziazione, nel bene e nel male. E mentre non tutti siamo come il grande Steve Jobs in termini di dialettica e quindi capaci di coprire persino gli errori con un pò di verve, spesso proprio una presentazione corretta e chiara salva la situazione, permettendo di passare concetti, progetti e persino chiudere affari. Quindi ecco alcune idee di base per aiutarti a creare presentazioni più convincenti e di successo.
1. Ambiente e Pubblico
Prima di creare una presentazione aziendale, un aspetto cruciale da ricordare è prendere in considerazione l’ambiente e il pubblico della presentazione. È una live call o di persona? Piccola stanza o un centro congressi? Ambiente informale o formale? Microfono o no? Telecomando per scorrere le slide o PC? CEO/presidente o colleghi/subordinati? Potenziali clienti o clienti acquisiti?. Il tuo approccio alla progettazione e alla esposizione della presentazione dovrebbe prendere in considerazione tutti questi fattori e adattarsi di conseguenza trasmettendo un modo di fare sicuro ma positivo.
2. Inizia con uno schema
Non partire immediatamente da PowerPoint o Keynote! Molte persone partono a costruire le presentazioni attraverso la composizione delle diapositive. Ma le diapositive non possono essere la tua presentazione aziendale: è la tua presentazione che deve essere supportata dalle diapositive.
Quindi è meglio iniziare facendo un chiaro elenco descrittivo dei punti chiave da comunicare e agire in base a quel piano. Metti su carta le tue idee principali e organizza i tuoi pensieri. Acquisirai una conoscenza più approfondita del flusso della tua presentazione, dove insistere o dove intelligentemente omettere dettagli, quali contenuti devono essere inclusi, rimossi o riordinati.
3. Dedica del tempo alla creazione di contenuti interessanti
Questo potrebbe risultare ovvio, ma il contenuto di una presentazione aziendale è fondamentale una buona riuscita della stessa. Sebbene tutti gli altri suggerimenti contribuiscono a rendere il contenuto più impattante, con degli ottimi contenuti sei già a metà strada. Vero è che il tempo è denaro, quindi dedica il tempo che merita, però va da se che se vuoi dare l’idea di una persona preparata e interessata, ti troverai a dover trascorrere diverse ore a leggere, scrivere e fare brainstorming con i tuoi colleghi.
4. Per ogni diapositiva, avere un punto principale
Per ogni diapositiva, ti consiglio un solo punto principale. Sii conciso e coerente non espandendo eccessivamente il concetto per mantenere un ritmo vivace. Non è semplice, ma il pubblico non ricorderà ogni singola parola che dirai. Alla fine della presentazione, in base a quanto contenuto dovrai esporre, è già molto se ricorderanno il concetto contenuto in ogni tua diapositiva. Quindi una volta che credi di aver fatto passare il punto focale prosegui verso il punto successivo, collegandolo se possibile con quello precedente. Il ritmo è fondamentale per mantenere alta l’attenzione, quindi anche se non vi è una diretta correlazione fra i vari punti, prova a collegarli con una congiunzione o con “parole di transizione” come: “quindi”, “ecco perchè”, “in ogni caso” o nei casi peggiori anche un “proseguendo” può essere utile.
5. Segui la forma dei 3 atti
Sebbene non tutte le presentazioni possano adattarsi comodamente alla forma di 3 atti, in genere è una buona tecnica da adottare.
Atto 1: l’introduzione, l’impostazione della presentazione aziendale, è il primo atto. È qui che si attira l’attenzione dell’ascoltatore, dando loro un’aspettativa di ciò che apprenderà alla fine dell’incontro e un incentivo a continuare ad ascoltare. Come buona apertura, una storia breve o un’illustrazione avvincente può servire.
Hai pochi secondi per attirare il tuo pubblico, quindi se la situazione lo consente apri con il botto! Non aprire annoiando chi ti ascolta parlando di te, dei tuoi affari e di tutti i tuoi riconoscimenti. Entra subito nel vivo!
Atto 2: la fase intermedia, dove hai il compito di mantenere alta l’attenzione. Potresti dover descrivere un problema e successivamente proporre una soluzione. Dovrai quindi esporre i “pain points” di chi hai di fronte riguardo un argomento con cautela e al contempo vendere i benefici potenziali che proponi. Per supportare la tua causa, dovrai fornire esempi convincenti, dettagli, statistiche e altro ancora. Il tutto con positività e un atteggiamento risolutivo.
Atto 3: l’atto finale è dove risolvi il problema, ricapitoli e ricordi al pubblico i punti salienti della tua presentazione aziendale, cosa stai cercando di comunicare e quindi perchè sei lì a parlare loro di quest’argomento. Cosa si porta a casa il pubblico dalla tua presentazione? Nel tuo atto conclusivo, ciò dovrebbe essere chiaramente specificato. Per finire, lascia la folla con un invito all’azione deciso e positivo.
6. Usa i dati in modo intelligente
In una presentazione aziendale, i dati che porti possono essere molti o pochi, positivi o negativi, cospicui o irrilevanti. Non è possibile perciò dare una soluzione specifica, però, in alcuni casi è consigliato evitare l’uso di tabelle e grafici complessi in quanto distrarrebbero quasi certamente il pubblico dall’ascoltarti.
Trova un modo per semplificare i numeri, prova ad usare un’infografica per esempio.
Inoltre, sebbene le statistiche possano indubbiamente contribuire alla tua presentazione e dimostrare quello che stai dicendo, assicurati di procurarti sempre informazioni più recenti possibile. Dati obsoleti potrebbero farti perdere credibilità e persino rendere inutile l’intero progetto.
7. Il carattere e corpo
Banale? Certo, ma non molto se ci pensi.
Tutti abbiamo presente quelle presentazioni dense di paragrafi come se fossero un libro. Peccato che una presentazione non sia un libro.
Ecco quindi che questo consiglio fa il palio con il punto 4: un punto per ogni diapositiva. L’uso di un corpo del carattere più grande non solo renderà più facile la lettura della diapositiva per il tuo pubblico, ma li aiuterà anche a memorizzare i dati.
Allo stesso tempo anche il carattere stesso è importante: certi caratteri sono adeguati per una lettura fluida certi altri vanno bene solo per i titoli. In linea di massima con i caratteri graziati, ovvero con le grazie, come Times New Roman o Baskerville, non si sbaglia mai in termini di leggibilità. Se vuoi dare un’immagine più fresca puoi propendere per Helvetica o Arial, ma in quel caso stai ancora più attento che il testo sia leggibile anche a distanza media.
8. Girati il meno possibile
Girarsi ad ogni slide è segno di impreparazione e non c’è nulla di più fastidioso. Ora, potrebbe capitare di aver bisogno di girarsi anche solo per cambiare slide e puoi approfittare per dare un’occhiata allo schermo per riprendere il filo. In ogni caso non dovresti averne particolarmente bisogno, se hai seguito il 2° consiglio, ogni slide proporrà una singolo concetto rendendo chiaro e semplice i filo logico e la successione delle slide. Con una buona preparazione, un’occhiata dovrebbe quindi bastare per continuare fluentemente il discorso.
9. Interagisci
Un unico minimo comune denominatore unisce un CEO, un capo-divisione e un operaio: sono tutte persone. Noi come esseri umani abbiamo bisogno di stabilire connessioni con chi abbiamo di fronte per essere interessati a ciò che sta dicendo. Se ci pensi questa è un’arma potentissima.
Ora, quest’argomento è molto profondo e intricato. Ci sono moltissimi libri che parlano solo di questo. Alcuni consigli veloci però non guastano.
- Muoviti sul palco, non molto, ma avvicinati a chi ti ascolta, aumenterà la connessione tra te e loro
- Guarda il pubblico negli occhi, dimostra sicurezza e chiarezza, se eviti lo sguardo, loro se ne accorgeranno e li farai sentire inadeguati e mal voluti o peggio ancora al decision-maker, che può affondare il coltello e farti domande scomode o indiscrete
- Parla forte e chiaro, non farfugliare, discorsi brevi e decisi
- Rimani rilassato. Più facile dirlo che farlo, vero? Tieni in mano qualcosa, come una penna, per scaricare la tensione, ti tornerà utile anche per indicare alcuni punti cruciali della presentazione.
- Dimostra di essere appassionato per la tua causa, parla con personalità e mostra entusiasmo per l’argomento
- Fai una breve pausa dopo aver detto qualcosa di importante o che conclude un capitolo
10. Avere una grafica che accattivante
Non è un segreto che viviamo di immagini. Il nostro cervello le elabora più facilmente e velocemente delle parole. Per questo un’utilizzo sapiente di immagini forti, adeguate al contesto e in alta qualità, oltre a trasmettere meglio il messaggio, eleva l’intera proposta. Perciò evita GIF pesanti e immagini stock generiche. Se hai una brand identity forte da esporre e ricordare al pubblico meglio ancora, sfruttala al meglio per associare il tuo brand al valore che stai proponendo a chi ti sta ascoltando.
Ci potrebbero essere altri milioni di consigli che potrei darti per creare una presentazione aziendale da campioni, come detto è un argomento profondo e complicato che intreccia diverse materie di studio, come semiotica e sociologia, ma se applicherai ciò di cui abbiamo parlato, sicuramente farai una figura strepitosa in qualsiasi situazione, garantito al limone!
